Słownik pojęć księgowych i podatkowych

Archiwizacja faktur to obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku — faktury ustrukturyzowane z systemu KSeF są archiwizowane automatycznie przez MF przez 10 lat.

Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz Szefa KAS zawierający status VAT podatników i zweryfikowane numery rachunków bankowych; płatność przelewem powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza listy grozi brakiem prawa do KUP i odpowiedzialnością solidarną za VAT kontrahenta.

Faktura bez VAT to faktura wystawiana przez podmiot zwolniony z VAT (podmiotowo do 200 000 zł lub przedmiotowo); nie zawiera stawki VAT ani kwoty podatku, lecz musi wskazywać przepis ustawy będący podstawą zwolnienia.

Faktura korygująca to dokument wystawiany do faktury pierwotnej w celu zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania lub kwoty VAT — np. przy zwrocie towaru, udzieleniu rabatu lub stwierdzeniu błędu.

Faktura ustrukturyzowana to faktura VAT wystawiona wyłącznie przez KSeF w formacie XML (schemat FA_VAT), posiadająca unikalny numer KSeF nadany przez Ministerstwo Finansów i archiwizowana automatycznie przez MF przez 10 lat.

Faktura VAT musi zawierać: datę wystawienia, numer kolejny, dane sprzedawcy i nabywcy z NIP, datę dostawy lub wykonania usługi, opis towaru/usługi z ilością i ceną jednostkową netto, stawkę VAT, kwotę VAT oraz łączną kwotę brutto.

Faktura zaliczkowa to faktura wystawiana przy otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; dokumentuje wpłaconą zaliczkę i tworzy obowiązek podatkowy VAT w dacie jej otrzymania.

JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to zestaw ustandaryzowanych plików XML, w których podatnicy przekazują organom podatkowym dane z ksiąg rachunkowych i dokumentów podatkowych; JPK_VAT jest przesyłany obowiązkowo co miesiąc (lub kwartał), pozostałe — na żądanie w toku kontroli.

JPK_VAT (JPK_V7M — miesięczny lub JPK_V7K — kwartalny) to obowiązkowy plik XML łączący ewidencję VAT z deklaracją; zastąpił od 2020 r. oddzielne formularze VAT-7 i VAT-7K; przesyłany do 25. dnia miesiąca następnego.

Kasa fiskalna (kasa rejestrująca) to urządzenie elektroniczne ewidencjonujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych (B2C) i drukujące paragon fiskalny; obowiązkowa gdy obrót konsumencki przekracza 20 000 zł rocznie lub gdy przedsiębiorca prowadzi działalność z wyłączonej grupy.

Kontrola podatkowa to formalne postępowanie organu podatkowego (naczelnika US lub KAS) weryfikujące prawidłowość rozliczeń podatkowych podatnika; poprzedzona zawiadomieniem (co do zasady 7 dni wcześniej), zakończona protokołem kontroli.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny rządowy system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML; od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy dla czynnych podatników VAT w transakcjach B2B.

NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) to dziesięciocyfrowy unikalny numer przyznawany przez urząd skarbowy, służący do identyfikacji podatnika w kontaktach z administracją podatkową i ZUS; obowiązkowy na każdej fakturze VAT i deklaracji podatkowej.

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę faktury w celu sprostowania błędów w oznaczeniu stron transakcji lub innych danych opisowych - nie może jednak korygować kwot, stawek VAT ani wartości netto i brutto.

Odpowiedzialność solidarna VAT to sytuacja, w której nabywca odpowiada razem ze sprzedawcą za VAT niezapłacony przez sprzedawcę do budżetu; dotyczy nabycia towarów z Załącznika nr 15 bez split payment lub płatności na rachunek spoza białej listy powyżej 15 000 zł.

PIT-2 to oświadczenie pracownika upoważniające pracodawcę do pomniejszania miesięcznych zaliczek PIT o kwotę zmniejszającą podatek (300 zł/mies.); PIT-11 to informacja roczna pracodawcy dla pracownika i US podsumowująca przychody, KUP, zaliczki i składki za rok.

ZAW-NR to zawiadomienie składane przez nabywcę do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od dnia przelewu na rachunek bankowy kontrahenta spoza białej listy; chroni przed utratą prawa do KUP i odpowiedzialnością solidarną za VAT.