Outsourcing Kadr i Płac · RACH-TAX

Kadry i Płace dla Firm – ZUS, umowy i wynagrodzenia bez błędów

Przejmiemy obsługę Twoich pracowników od pierwszego dnia. Listy płac, ZUS, PIT, e-teczki – terminowo, zgodnie z prawem, z gwarancją procesu. Od 60 zł za pracownika miesięcznie.

Od 60 zł / pracownik / mies. ZUS · PIT · PIP e-Teczki pracownicze Ubezpieczenie OC biura Obsługa zdalna całej Polski

DLACZEGO OUTSOURCING


5 powodów, dla których firmy oddają kadry na zewnątrz

🛡

Brak ryzyka błędów

Certyfikowany proces z ubezpieczeniem OC biura.

Pełna zgodność z prawem

ZUS, PIP, Kodeks pracy, RODO – bez wyjątków.

Czas dla właściciela

Nie uczysz się prawa pracy – my je stosujemy.

📈

Skalowalność

Od 1 do 100 pracowników – ta sama jakość obsługi.

📱

Cyfrowe e-teczki

Akta pracownicze online – dostęp 24/7.

PROBLEMY KTÓRE ROZWIĄZUJEMY


Co się dzieje gdy kadry prowadzone są bez specjalisty

Błędy kadrowe kosztują – nie tylko finansowo. Oto najczęstsze konsekwencje, z którymi trafiają do nas firmy:

⚠️

Błędne naliczenie wynagrodzenia

Pomyłka w liście płac → pracownik składa skargę → kontrola PIP. Nawet jedna błędna kwota może uruchomić inspekcję całej firmy.

Kara PIP: do 30 000 zł
💸

Spóźniona lub błędna deklaracja ZUS

Każdy dzień opóźnienia DRA to odsetki. Błąd w kodzie tytułu ubezpieczenia to korekty wsteczne za cały rok.

Odsetki + koszty korekt wstecznych
📋

Brak lub niekompletna dokumentacja

Brak umowy, nieaktualne badania BHP, brakujące szkolenia → PIP może ukarać za każde naruszenie osobno.

Ryzyko kontroli i sankcji
🔄

Wzrost firmy bez systemu kadrowego

Przy 3 pracownikach dajesz radę sam. Przy 8 – tracisz kontrolę. Przy 15 – to etat dla jednej osoby. Outsourcing skaluje się z Tobą.

Czas właściciela = koszt firmy

ZAKRES USŁUGI


Co dokładnie przejmujemy – bez ogólników

Poniżej znajdziesz kompletny zakres tego, co robimy za Ciebie co miesiąc w ramach standardowej opłaty.

✓ W standardowej cenie (60 zł / pracownik)
Przygotowanie umów o pracę, zlecenia, o dzieło
Naliczanie wynagrodzeń i generowanie pasków
Deklaracje ZUS (DRA, RCA, RSA) – wysyłane terminowo
Roczne PIT-11, PIT-4R, PIT-8b
Zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS (ZUA, ZWUA)
E-teczki pracownicze – cyfrowe akta osobowe 24/7
Ewidencja urlopów, L4 i innych nieobecności
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
Obsługa zajęć komorniczych i potrąceń
Kontrola ważności badań BHP i szkoleń
PFRON – wnioski i deklaracje (jeśli dotyczy)
+ Opcjonalnie
+ PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe – Obsługa bieżąca + pomoc przy zakładaniu PPK od podstaw (wybór instytucji, wdrożenie, dokumenty)
+ Obsługa cudzoziemców (dokumentacja, legalizacja)
Zasady naliczania
Liczymy tylko pracowników z wypłatą w danym miesiącu
Umowa o pracę, zlecenie, dzieło – ta sama stawka 60 zł
Cena skaluje się wraz z rozwojem firmy

DLA KOGO


Dla jakich firm outsourcing kadr i płac ma sens

🚀

Firmy bez działu HR

Masz pracowników, ale nie masz specjalisty kadrowego. My jesteśmy Twoim działem HR na zewnątrz – bez etatu.

📈

Firmy w fazie wzrostu

Rośniesz szybko – od 3 do 15 pracowników w ciągu roku. System musi skalować się razem z Tobą, a nie blokować wzrost.

⚖️

Firmy z ryzykiem PIP

Zatrudniasz w branżach z podwyższonym ryzykiem inspekcji (transport, gastronomia, handel, budownictwo). Compliance jest kluczowy.

💼

Właściciel = dział operacyjny

Prowadzisz firmę, sprzedajesz, zarządzasz. Kadry kradną Ci czas, który ma konkretną wartość finansową dla Twojego biznesu.

JAK DZIAŁA WSPÓŁPRACA


Jak wygląda przejęcie kadr i płac – krok po kroku

Cały onboarding możesz przejść zdalnie. Przejmiemy dokumentację od innego biura lub bezpośrednio od Ciebie.

1

Analiza stanu kadrowego

Sprawdzamy aktualną dokumentację, umowy, ZUS. Identyfikujemy ryzyka i luki zanim zaczniemy prowadzić. Mówisz nam co masz bez oceniania.

2

Przejęcie dokumentacji

Odbieramy akta od poprzedniego biura lub bezpośrednio od Ciebie. Sami kontaktujemy się z poprzednią obsługą kadrową – bez Twojego zaangażowania.

3

Umowa i dostęp do systemu

Podpisujesz umowę elektronicznie. Konfigurujesz dostęp do e-teczek i Panelu Klienta. Opiekun przeprowadza Cię przez każdy krok – krok po kroku.

4

Rutyna miesięczna – Ty przekazujesz dane, my robimy resztę

Przekazujesz informacje o godzinach, premiach, nieobecnościach. My naliczamy wynagrodzenia, wysyłamy DRA do ZUS i generujemy paski płacowe.

5

Masz dedykowanego opiekuna – zawsze tę samą osobę

Jedno pytanie o pracownika, urlop lub ZUS – piszesz do jednej osoby, która zna Twoją firmę. Nie tłumaczysz sytuacji od nowa za każdym razem.

Konsultacje z zakresu prawa pracy
Pomoc przy wdrożeniu regulaminu pracy zdalnej
Obsługa cudzoziemców – zatrudnienie, legalizacja

PANEL KLIENTA


Co widzisz w Panelu Klienta – pełny dostęp do danych HR

Panel Klienta synchronizuje się dwukierunkowo z naszym systemem Comarch ERP Optima. Nie tylko widzisz dane – możesz też wprowadzać zmiany, które trafiają bezpośrednio do naszego systemu.

📋 Dokumenty pracownicze
Umowy o pracę i umowy cywilnoprawne
Badania pracownicze (daty, ważność)
Dodatkowe uprawnienia pracownika
Deklaracje pracownicze i PIT-11
Dane pracownika i członkowie rodziny
📅 Czas pracy i urlopy
Limity urlopowe i stany wykorzystania
Ewidencja obecności i nieobecności
Historia L4 i zwolnień lekarskich
🔄
Synchronizacja dwukierunkowa – Panel ↔ Comarch ERP Optima
Zmiany wprowadzone przez Ciebie w Panelu trafiają bezpośrednio do naszego systemu. Dane zaktualizowane przez nas pojawiają się u Ciebie automatycznie. Zawsze masz aktualny obraz kadrowy firmy – bez czekania, bez emaili z pytaniem „czy to już zaktualizowane”.

CENA ZA KADRY I PŁACe


Ile kosztują kadry i płace?

Prosta logika – płacisz tylko za aktywnych pracowników. Żadnych abonamentów, żadnych opłat startowych.

60 zł
netto / pracownik / miesiąc
Dotyczy każdego pracownika z wypłatą w danym miesiącu
Umowa o pracę, zlecenie i dzieło – jednakowa stawka 60 zł
Miesiąc bez wypłaty (urlop bezpłatny) = 0 zł za tego pracownika
Doliczane do pakietu księgowego – jeden rachunek, jedno miejsce
💡 Przykład: Firma z 8 pracownikami płaci 480 zł netto miesięcznie za kompletną obsługę kadrowo-płacową. Bez etatowego kadrowego, bez ryzyka błędów, bez stresu.

DLACZEGO RACH-TAX


Gwarancja procesu – nie tylko deklaracja

🛡

Ubezpieczenie OC biura

W razie błędu – jesteśmy ubezpieczeni na wysoką kwotę. Nie uciekamy od odpowiedzialności. Zawsze szukamy rozwiązania. Nie przerzucamy ryzyka na klienta.

📋

PIP · ZUS

Dokumentacja prowadzona zgodnie z KP, ZUS, RODO. Gotowość na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy

Terminowość

DRA do ZUS, PIT-11 – wysyłamy w terminie. Nie musisz tego pilnować. Nigdy.

🌍

Obsługa zdalna całej Polski

E-teczki, Panel Klienta, komunikacja online. Bez obowiązkowych wizyt w biurze.

CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA


Najczęstsze pytania o kadry i płace

Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?

W RACH-TAX to 60 zł netto za pracownika miesięcznie. Liczymy tylko pracowników z faktyczną wypłatą w danym miesiącu. Firma z 5 pracownikami płaci 300 zł netto – za kompletną obsługę kadrową. Oblicz swoją cenę w kalkulatorze wyceny.

Czy obsługujecie pracowników na zleceniu i umowie o dzieło?

Tak – obsługujemy każdą formę zatrudnienia: umowę o pracę, zlecenie i dzieło. Ta sama stawka 60 zł netto niezależnie od rodzaju umowy. Liczymy wynagrodzenia, wystawiamy dokumenty ZUS i PIT dla każdego z tych typów.

Jak wygląda przejęcie dokumentacji od poprzedniego biura?

Sami kontaktujemy się z poprzednią obsługą kadrową i odbieramy komplet dokumentacji – akt osobowych, umów, historii ZUS. Ty nie musisz uczestniczyć w tym procesie. Zaczynamy od analizy stanu kadrowego, żeby wiedzieć z czym mamy do czynienia przed przejęciem.

Co jeśli liczba pracowników zmienia się co miesiąc?

Cena zmienia się proporcjonalnie – płacisz tylko za tych, którzy mają wypłatę w danym miesiącu. Zatrudniasz nowego pracownika w środku miesiąca? Zgłaszasz nam – my wystawiamy umowę i zgłaszamy do ZUS. Redukcja etatu lub zwolnienie? Tak samo – my przygotowujemy dokumenty i wyrejestrowujemy pracownika z ZUS.

Jak uniknąć kary z PIP (Państwowej Inspekcji Pracy)?

Prowadząc kadry zgodnie z Kodeksem pracy i przepisami ZUS eliminujesz główne ryzyka. W RACH-TAX pilnujemy: terminów badań BHP, ważności szkoleń, kompletności akt osobowych, poprawności umów i zgodności z RODO. Nasza dokumentacja jest gotowa na kontrolę od pierwszego dnia współpracy.

Czy obsługujecie e-teczki pracownicze?

Tak – e-teczki są standardem w naszej usłudze. Akta osobowe prowadzone są elektronicznie, z dostępem dla Ciebie przez Panel Klienta. Możesz w dowolnej chwili sprawdzić dokumenty każdego pracownika. Eliminuje to papierowe segregatory i ryzyko zgubienia dokumentów.

Kiedy muszę zgłosić nowego pracownika do ZUS?

Pracownika zatrudnionego na umowę o pracę musisz zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia. Pilnujemy tego za Ciebie – wystarczy że poinformujesz nas o nowym zatrudnieniu. My przygotowujemy zgłoszenie ZUA i wysyłamy do ZUS elektronicznie.

Czy obsługujecie PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)?

Tak – obsługa PPK jest dostępna jako opcja dodatkowa. Obejmuje naliczanie składek PPK, prowadzenie ewidencji i rozliczenia z instytucją finansową. Jeśli Twoja firma ma obowiązek PPK – zapytaj o wycenę podczas konsultacji.

Czy działacie zdalnie? Czy muszę dostarczać papierowe dokumenty?

Działamy w 100% zdalnie. Dokumenty przekazujesz elektronicznie – przez Panel Klienta, email lub KSeF (dla faktur). Nowe umowy podpisujesz elektronicznie. E-teczki eliminują papierowe akta. Nie musisz nic przywozić do biura – nigdy.

Czy możecie przejąć kadry jeśli wcześniej prowadziłem je sam?

Tak – i to jeden z najczęstszych przypadków. Zaczynamy od audytu tego co już masz: umów, akt osobowych, historii ZUS. Identyfikujemy ewentualne luki lub błędy, proponujemy jak je naprawić i przejmujemy prowadzenie od uzgodnionego miesiąca. Nawet jeśli stan dokumentacji nie jest idealny – to właśnie po to do nas przychodzisz.

Czy pomagacie wdrożyć regulamin pracy zdalnej?

Tak – to jeden z nowych obowiązków pracodawcy wynikających ze zmian w Kodeksie pracy. Pomagamy stworzyć regulamin pracy zdalnej lub hybrydowej zgodny z aktualnymi przepisami. Dotyczy zarówno firm wdrażających pracę zdalną po raz pierwszy, jak i tych, które chcą uaktualnić obowiązujące zasady.

Czy mogę skonsultować z Wami kwestie z zakresu prawa pracy?

Tak – konsultacje z zakresu prawa pracy są wliczone w usługę kadr i płac. Możesz zapytać o tryb rozwiązania umowy, zasady naliczania urlopu, zmiany w wynagrodzeniu, obowiązki przy zatrudnieniu cudzoziemca czy zmiany Kodeksu pracy. Odpowiemy konkretnie – bez ogólnikowych odpowiedzi i odsyłania do zewnętrznego prawnika.

Czy obsługujecie zatrudnienie cudzoziemców?

Tak. Obsługujemy kadrową stronę zatrudnienia cudzoziemców – zgłoszenia ZUS, listy płac, PIT – z uwzględnieniem specyfiki umów z obcokrajowcami. Jeśli potrzebujesz pomocy także przy kwestiach legalizacji pobytu i pracy, poinformuj nas podczas konsultacji – omówimy odpowiedni zakres wsparcia.

Zatrudniasz pracowników? Porozmawiajmy.

Sprawdzimy aktualny stan Twoich kadr i powiemy co możemy przejąć. Bez zobowiązań – nawet jeśli dopiero planujesz pierwsze zatrudnienie.