Staż pracy 2026 – co zmienił Kodeks pracy i jak sprawdzić nowe uprawnienia pracownika

Zatrudniasz kogoś z 8-letnim doświadczeniem, z czego 4 lata to praca na zleceniu. Do tej pory liczyłeś mu staż etatowy: 4 lata. Od maja 2026 r. musisz policzyć łącznie: 8 lat. Urlop: 26 dni od razu. Okres wypowiedzenia: 3 miesiące. Zmiana przepisów szacuje 3 miliony osób, które zyskają nowe uprawnienia. Jako pracodawca: masz obowiązek przyjmować i weryfikować dokumenty potwierdzające staż poza-etatowy.

Co zmieniają nowe przepisy i od kiedy

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza rewolucyjną zmianę w definicji stażu pracy. Wcześniej do stażu wliczały się wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy (umowy o pracę).

Nowe terminy wejścia w życie:

• Sektor publiczny (urzędy, szkoły, szpitale, uczelnie): 1 stycznia 2026 r.
• Sektor prywatny: 1 maja 2026 r.

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia przepisów mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy pozaetatowe.

Co wlicza się do nowego stażu pracy

Wliczane (od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym):

• Wykonywanie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług (jeśli podlegały oskładkowaniu ZUS)
• Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)
• Praca na umowie agencyjnej
• Udokumentowana praca zarobkowa za granicą (bez wymogu opłacania składek ZUS)
• Służba wojskowa (zawodowa i zasadnicza)
• Pobieranie zasiłku dla bezrobotnych (rejestracja w PUP)
• Członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych
• Zawieszenie JDG w celu opieki nad dzieckiem (jeśli były opłacane składki)

Nie wlicza się:

• Umowa o dzieło
• Działalność nierejestrowana (bez wpisu CEIDG i składek ZUS)
• Wolontariat i staże nieodpłatne
• Praktyki studenckie i absolwenckie
• Praca „na czarno” bez dokumentacji

Jak wpływa to na prawa pracownika

Wymiar urlopu: Pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu po osiągnięciu 10 lat stażu pracy (w nowym rozumieniu). Jeśli nowy pracownik ma 6 lat etatu i 5 lat zlecenia: łącznie 11 lat. Od pierwszego dnia w nowej firmie przysługują mu 26 dni urlopu.

Okres wypowiedzenia: Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony uzależniony jest od stażu u danego pracodawcy (nie od stażu ogólnego). Tu zmiana stażu ogólnego nie wpływa bezpośrednio.

Odprawa przy zwolnieniu grupowym: Wysokość odprawy uzależniona jest od stażu u danego pracodawcy. Nowe przepisy mogą wpływać, jeśli pracodawca uwzględni zlecenia wcześniej pełnione na jego rzecz.

Jak weryfikować dokumenty: obowiązki pracodawcy

Pracodawca musi przyjąć i uwzględnić dokumenty potwierdzające staż poza-etatowy pracownika. Obowiązek nie polega na samodzielnym weryfikowaniu historii zatrudnienia: inicjatywa leży po stronie pracownika, który dostarcza:

Dokumenty potwierdzające staż na zleceniu:

• Zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia (z datami)
• Kopia umowy zlecenia + potwierdzenie rachunku i opłaconych składek

Dokumenty potwierdzające JDG:

• Zaświadczenie z CEIDG o wpisie i skreśleniu (z datami)
• Zaświadczenie z ZUS o opłacaniu składek za okresy prowadzenia działalności

Praca za granicą:

• Dokumenty zagraniczne przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego

Termin: pracownicy zatrudnieni do 1 maja 2026 r. mają 24 miesiące (do 1 maja 2028 r.) na dostarczenie dokumentów. Brak dokumentów w terminie: pracodawca nie musi uwzględniać nowych okresów.

Co zmienia się w systemie kadrowym

Systemy kadrowo-płacowe muszą obsłużyć nowe pola stażu pracy. W praktyce:

• Pole „staż ogólny” w kartotece pracownika należy rozszerzyć o nowe okresy
• Przy naborze nowych pracowników: formularz zebrania informacji o stażu ze wszystkich tytułów
• Przeliczenie wymiaru urlopu aktualnych pracowników, którzy dostarczą dokumenty

Uwaga: zmiana stażu ogólnego nie działa wstecz na urlopy już udzielone. Przeliczenie stosuje się do urlopów należnych po dostarczeniu dokumentów.

Przykład praktyczny

Pani Agata przychodzi do pracy w spółce „EduGroup” (sektor prywatny) 1 września 2026 r. Przedstawia dokumenty:

• 3 lata etatu: 2018–2021
• 4 lata JDG (zaświadczenie CEIDG + ZUS): 2021–2025
• 1 rok zlecenia (zaświadczenie ZUS): 2017–2018

Łączny staż po nowych przepisach: 8 lat. Urlop od 1 września 2026 r.: 20 dni (staż 8 lat: poniżej 10). Gdyby miała rok więcej: 26 dni.

Co musi zrobić dział kadr EduGroup:

1. Sprawdzić dokumenty dostarczone przez Agatę
2. Zweryfikować zaświadczenia ZUS (autentyczność można potwierdzić przez ePUAP)
3. Wpisać łączny staż do systemu kadrowego i wyliczyć urlop

Najczęstsze błędy pracodawców

Zignorowanie nowych przepisów i naliczanie urlopu wyłącznie od stażu etatowego. Pracownik z udokumentowanym dłuższym stażem ogólnym ma prawo do dochodzenia różnicy urlopowej: roszczenie przedawnia się po 3 latach.

Odmowa przyjęcia dokumentów. Pracodawca nie ma podstaw prawnych do odrzucenia prawidłowo wystawionych zaświadczeń z ZUS lub CEIDG.

Brak procedury zbierania dokumentów przy nowych naborach. Warto wdrożyć formularz, w którym kandydat deklaruje okresy pracy poza stosunkiem pracy i zobowiązuje się do dostarczenia zaświadczeń.

Co warto zapamiętać

• Nowe zasady (sektor prywatny): od 1 maja 2026 r.
• Co wlicza się: zlecenie (oskładkowane), JDG, praca za granicą, agencyjna, służba wojskowa
• Co nie wlicza się: umowa o dzieło, wolontariat, działalność nierejestrowana
• Urlop 26 dni: po 10 latach stażu w nowym rozumieniu
• Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów (do 1 maja 2028 r.)
• Dokumenty: zaświadczenia ZUS i CEIDG po stronie pracownika