Koszty uzyskania przychodu – co może wrzucić w koszty przedsiębiorca w 2026 r.

„Czy to wejdzie mi w koszty?” – to pytanie, które zadaje każdy przedsiębiorca. Odpowiedź nie jest zawsze prosta, bo ustawa o PIT mówi o „kosztach poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła”. Co to oznacza w praktyce? Prześledzimy to razem – od domowego biura przez leasing samochodu po szkolenia i software.

1. Czym jest koszt uzyskania przychodu

Ustawa o PIT (art. 22 ust. 1) definiuje koszt uzyskania przychodu jako wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkami zawartymi w katalogu art. 23.

W skrócie: wydatek jest kosztem, jeśli:

• Jest faktycznie poniesiony (zapłacony lub zobowiązanie powstało)
• Ma związek z przychodami (bezpośredni lub pośredni)
• Nie jest wyłączony przez ustawę
• Jest udokumentowany (faktura, rachunek, umowa)

2. Podstawowe warunki

4 filary kwalifikacji kosztu:

1. Związek z działalnością – wydatek musi być poniesiony w ramach prowadzonej działalności, nie prywatnie
2. Cel zarobkowy – wydatek musi służyć osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów
3. Realność – wydatek musi być faktycznie poniesiony, nie tylko planowany
4. Dokumentacja – faktura VAT, rachunek, umowa, paragon + dowód zapłaty

3. Najczęstsze koszty firmowe

Wynajem i obsługa biura:

• Czynsz najmu biura lub coworkingu ✓
• Media (energia, internet) ✓
• Sprzęt biurowy (meble, komputer, drukarka) ✓
• Oprogramowanie (subskrypcje SaaS, Office, Adobe) ✓

Usługi zewnętrzne:

• Usługi księgowe i doradztwo podatkowe ✓
• Obsługa prawna (umowy, regulaminy) ✓
• Marketing i reklama (Google Ads, Meta Ads, agencja) ✓
• Usługi IT, hosting, domeny ✓
• Szkolenia zawodowe i kursy ✓

Koszty osobowe (przy JDG bez pracowników):

• Składki ZUS społeczne (obowiązkowe i dobrowolna chorobowa) ✓
• Wynagrodzenia pracowników, zleceniobiorców ✓

Wyposażenie do 10 000 zł: Środek trwały o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł możesz zaliczyć jednorazowo w koszty bez konieczności amortyzowania. Powyżej tej kwoty – środek trwały, amortyzacja.

4. Co NIE jest kosztem – wyłączenia

Art. 23 ustawy o PIT zawiera obszerny katalog wyłączeń. Najważniejsze:

• Kary umowne i odszkodowania za winy działania/zaniechania przedsiębiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 19)
• Grzywny i kary pieniężne orzeczone przez organy (kary za przestępstwa/wykroczenia skarbowe)
• Odpisy amortyzacyjne powyżej limitu (np. samochód ponad 100 000 zł w 2026 r.)
• Prywatne wydatki – nawet jeśli mają pośredni związek z firmą (wakacje, jedzenie, odzież niepracownicza)
• Darowizny (z wyjątkami)
• Odsetki od własnego kapitału wniesionego przez wspólników
• Koszty reprezentacji (uczty, bankiety o charakterze czysto prestiżowym) – zdefiniowane przez urzędy

5. Samochód w firmie – zmiany 2026

Od 1 stycznia 2026 r. limit kosztów dla aut spalinowych (emisja CO₂ ≥ 50 g/km) spadł z 150 000 zł do 100 000 zł. Szczegółowo:

• Rata leasingowa (część kapitałowa): proporcjonalnie do limitu
• Amortyzacja własnego samochodu: do 100 000 zł
• Ubezpieczenie (OC, AC): pełne lub proporcjonalne w zależności od przypadku
• Paliwo: 50% (przy użytku mieszanym) lub 100% (wyłącznie firmowy)

Przy pełnym użytku firmowym (ewidencja przebiegu + VAT-26): odliczasz 100% VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych.

6. Home office – koszty pracy z domu

Praca z domu a koszty podatkowe to jeden z najczęściej zadawanych pytań. Odpowiedź: można odliczyć część kosztów, ale wymaga precyzyjnego uzasadnienia i proporcji.

Co możesz rozliczyć:

• Część czynszu (proporcja: m² biura do m² całego mieszkania × % czasu używania na firmę)
• Część rachunku za internet
• Część rachunku za energię elektryczną

Jak udokumentować:

• Umowa najmu lub akt własności
• Faktury za media
• Oświadczenie o proporcji użytkowania

Ważne: Urząd skarbowy często kwestionuje rozliczanie czynszu mieszkalnego jako kosztu firmowego, jeśli pomieszczenie nie jest wyodrębnione i używane wyłącznie do celów działalności.

7. Szkolenia i podróże

Szkolenia: W pełni zaliczane do kosztów, jeśli mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i dają wiedzę przydatną zawodowo.

Delegacja krajowa:

• Dieta 45 zł/dobę (zwolniona z PIT) lub faktyczne koszty noclegu (na fakturę)
• Koszty transportu (bilety, paliwo) na fakturę lub według stawki km

Delegacja zagraniczna:

• Diety według rozporządzenia MFiPS (różne kwoty dla różnych krajów)
• Noclegi, transport – na faktury
• Dokumentacja: polecenie delegacji + rachunki/faktury

Przykład praktyczny

Pan Michał prowadzi JDG – projektant graficzny. Przychód: 150 000 zł. Koszty:

Dochód: 150 000 − 51 700 = 98 300 zł (przed składkami ZUS)

Najczęstsze błędy

1. Wrzucanie prywatnych wydatków jako kosztów. Wakacje „z wizytą u klienta”, kolacje bez udziału kontrahentów, odzież codzienna – to nie są koszty.
2. Brak dokumentacji. Faktura jest podstawą. Paragon bez danych NIP firmy nie jest fakturą – nie daje prawa do odliczenia VAT.
3. Niezaliczanie składek ZUS do kosztów. Składki społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa) możesz zaliczyć do kosztów lub odliczyć od dochodu. Wielu zapomina.
4. Zaliczanie 100% raty leasingowej do kosztów bez uwzględnienia limitu wartości samochodu.
5. Jednorazowe wrzucanie środków trwałych powyżej 10 000 zł. Sprzęt powyżej 10 000 zł to środek trwały, który musisz amortyzować.

Co warto zapamiętać

• Koszt = wydatek w celu osiągnięcia przychodów, faktycznie poniesiony i udokumentowany
• Limit na środki trwałe do jednorazowego odliczenia: 10 000 zł
• Leasing samochodów spalinowych: limit 100 000 zł od 2026 r.
• Home office: możliwe, ale wymaga dokumentacji proporcji
• Kary, grzywny, prywatne wydatki, „reprezentacja-bankiety”: nie są kosztami
• Składki ZUS społeczne: zalicz do kosztów lub odlicz od dochodu